Comment faire la gestion de groupe

Le site Gestion du groupe a de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la gestion des groupes pour les chefs de groupe. Nous allons donc partager un grand nombre d'informations qui sont tout aussi importantes pour les chefs de groupe que pour les administrateurs à l'avenir.

Informations sur le groupe

Lorsque vous vous connectez et que vous accédez à la page Gestion du groupe la première chose que vous voyez est le nom du groupe ou une liste déroulante de tous les groupes que vous gérez.

Sur le Gestion du groupe Sous l'intitulé du groupe et la liste déroulante, vous verrez un indicateur des places restantes et du nombre total de places pour le groupe que vous avez sélectionné, ainsi qu'une liste de liens vers les cours associés à ce groupe. Au fur et à mesure que les groupes changent (des places sont ajoutées, des cours sont ajoutés aux groupes, etc.), ces informations seront mises à jour pour une référence rapide.

Utilisateurs du groupe

La section suivante de la page est la Utilisateurs inscrits qui contient deux menus pour les principales fonctions de gestion disponibles pour les chefs de groupe sur le front-end (voir Fig. 2 ci-dessous). Le site Utilisateurs inscrits La liste est la liste actuelle des utilisateurs de votre groupe, leur adresse e-mail, leur statut, et leur clé d'inscription (plus de statut d'utilisateur ci-dessous). Veuillez ignorer la clé, ce système n'utilise pas de clés.

Ajouter des utilisateurs au groupe

Lorsque vous cliquez sur le bouton Utilisateurs menu, vous pouvez choisir entre ajouter un utilisateur ou ajouter plusieurs utilisateurs. Si vous sélectionnez Ajouter unun formulaire apparaît avec deux options :

  1. Ajouter et inviter un utilisateur: Saisissez le prénom, le nom et l'adresse électronique de l'utilisateur pour l'ajouter à un groupe. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Ajouter un utilisateur un courriel est envoyé à l'utilisateur en fonction des paramètres de message électronique définis par The IRG. L'utilisateur est ajouté à la liste des utilisateurs du groupe, il occupe une place dans votre groupe et son statut est défini comme suit Pas encore commencé.  
  2. Si vous ajoutez un utilisateur qui existe déjà sur le site, le système l'ajoutera au groupe et enverra à l'utilisateur le message suivant Ajouter et inviter (utilisateur existant) e-mail. Ils occupent alors une place dans le groupe comme un nouvel utilisateur.

Ce que les utilisateurs reçoivent

Les utilisateurs recevront un courriel qui ressemble à celui-ci, avec les informations appropriées insérées à chaque hashtag.

Objet : Au nom de votre organisation, vous êtes inscrit à un cours fourni par The IRG - time sensitive

Bonjour #FirstName,

Au nom de votre organisation, vous êtes inscrit au cours en ligne #Courses. Pour commencer votre cours, veuillez vous rendre sur The IRG à l'adresse https://www.the-irg.ca/my-account/ et connectez-vous en utilisant votre e-mail et le mot de passe inclus ici.

Cours : #Courses

Mot de passe : #Password

Pour changer votre mot de passe : https://www.the-irg.ca/my-account/edit-account/

Chef de groupe : #GroupLeaderInfo

Une fois que vous vous êtes connecté, vous verrez votre page de compte. Faites défiler la page vers le bas pour voir ce cours dans la section Mes cours. Cliquez sur "Démarrer" et vous serez dirigé vers la page d'accueil du cours. À partir de là, vous verrez les sujets/leçons du cours. Lorsque vous cliquez sur le premier sujet, le cours s'ouvre dans une nouvelle fenêtre.

Vous pouvez interrompre et poursuivre le cours à un autre moment. Nous vous suggérons de terminer le cours en ligne dans les 10 jours, ou avant le webinaire de groupe prévu comme deuxième partie de ce cours. Veuillez vous assurer que les cookies sont autorisés pour www.the-irg.ca ou votre progression dans le cours pourrait ne pas être suivie.

Si vous avez des questions, veuillez consulter le chef de groupe de votre organisation. Si vous rencontrez des problèmes techniques pour accéder à votre cours, veuillez envoyer un courriel à The IRG à info@reconciliationgroup.ca.

Merci de donner la priorité à votre temps pour votre propre apprentissage et développement.

Ajouter des utilisateurs en masse par CSV

Les utilisateurs peuvent être ajoutés en vrac en cliquant sur Utilisateurs > Ajouter plusieursou en cliquant sur Utilisateurs > Télécharger des utilisateurs et le téléchargement d'un fichier CSV.

Le site Télécharger les utilisateurs comporte des options similaires à celles décrites ci-dessus, avec une différence majeure. Lorsque vous téléchargez un fichier CSV, vous pouvez choisir de ne pas envoyer d'e-mail à la liste des utilisateurs que vous téléchargez. Cependant, il n'y a pas vraiment de raison d'utiliser cette option. Le téléchargement d'un fichier CSV est simplement un autre moyen d'entrer les informations.

Utilisez toujours l'option "Ajouter et inviter des utilisateurs".

Pour que le téléchargement en masse fonctionne correctement, un fichier CSV formaté avec l'ordre des colonnes et les titres suivants doit être utilisé : user_email ; user_pass ; first_name ; last_name. Les fichiers CSV dont le formatage des adresses e-mail, des noms de colonnes, etc. est incorrect ne seront pas téléchargés. Ne vous souciez pas d'ajouter un mot de passe utilisateur_pass car un mot de passe aléatoire sera utilisé, mais le titre de la colonne doit tout de même être inclus.

Téléchargez un modèle CSV ici :

Si vous cliquez sur Utilisateurs > Ajouter plusieurs,  le formulaire Ajouter et inviter des utilisateurs en masse apparaît.

Les utilisateurs ajoutés à ce formulaire recevront un courriel en fonction des paramètres de messagerie définis par l'IRG. Les utilisateurs sont ajoutés à la liste des utilisateurs du groupe et ils occupent un siège dans votre groupe, et leur statut est fixé à Pas encore commencé.

Réinitialisation des mots de passe des utilisateurs

Pour générer des courriels de réinitialisation de mot de passe WordPress pour les utilisateurs qui ont oublié leur mot de passe, sélectionnez le ou les utilisateurs dans la liste, et un bouton Envoyer la réinitialisation du mot de passe apparaît. Cliquez sur Envoyer la réinitialisation du mot de passe et l'utilisateur recevra par courriel un lien pour réinitialiser son mot de passe.

Supprimer des utilisateurs de groupes

Pour retirer des utilisateurs d'un groupe, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez retirer de la liste des utilisateurs. Utilisateur inscrit et une Supprimer un ou plusieurs utilisateurs  apparaît. Cliquez sur le bouton Supprimer un ou plusieurs utilisateurs bouton. Vous serez invité à confirmer votre action.

En fonction des options définies par l'administrateur de votre site, il se peut que vous ne puissiez supprimer que les membres du groupe avant ils se sont inscrits et ont commencé leurs cours. Une fois qu'un apprenant a commencé à suivre les cours disponibles dans le groupe, ou s'il a terminé tous les cours et que son statut est défini sur Complétéil se peut qu'il ne soit plus possible de les retirer du groupe.

Réinitialisation des mots de passe des utilisateurs

Pour générer des courriels de réinitialisation de mot de passe WordPress pour les utilisateurs qui ont oublié leur mot de passe, sélectionnez le ou les utilisateurs dans la liste, et un bouton Envoyer la réinitialisation du mot de passe apparaît. Cliquez sur Envoyer la réinitialisation du mot de passe et l'utilisateur recevra par courriel un lien pour réinitialiser son mot de passe.

Envoi d'e-mails aux membres du groupe

Les chefs de groupe peuvent facilement envoyer des e-mails à tous les membres de leur groupe en fonction de l'état de leur cours (non inscrit, non commencé, en cours et/ou terminé). Cliquez sur Utilisateurs > Utilisateurs de messagerie fait apparaître l'interface des membres du groupe de messagerie.

Les courriels envoyés via cette interface utilisent le nom du chef de groupe comme nom d'utilisateur. Du noml'adresse électronique du chef de groupe en tant qu'adresse de l'utilisateur. Répondre à l'emailet l'adresse e-mail de départ dans Uncanny Groups > Settings comme e-mail de départ. Cela permet de réduire la probabilité que les courriels soient considérés comme des spams. Les membres reçoivent l'e-mail via BCC, donc les membres du groupe ne verront pas les adresses e-mail des autres membres.

Notez que cette fonction n'est pas disponible par défaut. The IRG doit ajouter cette option à votre groupe.

Ajout de chefs de groupe supplémentaires

La partie inférieure de la Gestion du groupe Cette liste est également surmontée de boutons permettant d'ajouter, ou parfois de supprimer, des chefs de groupe. Tout comme la liste des utilisateurs inscrits, la liste des chefs de groupe affiche les chefs de groupe actuels par prénom, nom et courriel (voir Fig. 5).

Ajouter des chefs de groupe à votre groupe est encore plus facile que d'ajouter des utilisateurs. Cliquez sur le bouton Ajouter un chef de groupe bouton. Complétez le prénom, le nom et l'adresse électronique de la personne que vous souhaitez ajouter. Si vous saisissez l'adresse électronique d'un utilisateur existant, le formulaire ne modifiera pas les champs Prénom et Nom de famille de cet utilisateur, mais l'ajoutera en tant que chef de groupe et lui enverra un courrier électronique de bienvenue. Si l'utilisateur que vous avez ajouté en tant que chef de groupe est nouveau, il recevra un e-mail de bienvenue sur le site et dans le groupe, comme indiqué dans les paramètres des messages électroniques configurés par The IRG.

Démission des chefs de groupe

Pour supprimer un chef de groupe, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez supprimer dans la liste des utilisateurs. Chefs de groupe et une Supprimer les chefs de groupe(s)  apparaît. Cliquez sur le bouton Supprimer les chefs de groupe(s) bouton. Vous serez invité à confirmer votre action.

Les chefs de groupe ne peuvent pas se retirer de la Chefs de groupe liste. Cette opération doit être effectuée par un autre chef de groupe.

Utilisateurs, sièges et clés d'inscription

**** IMPORTANT - Les clés d'inscription ne sont pas utilisées dans le système d'apprentissage The IRG. Elles sont incluses pour montrer comment les chefs de groupe et les utilisateurs sont suivis.

Afin de suivre et de gérer vos groupes, en tant que responsable de groupe, il est important de prendre en compte les différentes façons dont le statut d'un utilisateur, les sièges de groupe et les clés d'inscription changent au fur et à mesure que des utilisateurs et des responsables de groupe sont ajoutés et supprimés, et en fonction de la progression des utilisateurs dans les cours de groupe.

Lorsque des groupes sont créés à l'aide du plugin, celui-ci génère une clé d'inscription pour chaque siège défini pour un groupe. En outre, chaque clé d'inscription qui est attribuée ou nouvellement générée par l'ajout de sièges est une clé unique, à usage unique. Chaque fois que un nouvel utilisateur ou un nouveau chef de groupe est ajouté à un groupe en lui envoyant une clé d'inscription, il est censé déclencher son inscription en échangeant la clé. Une fois qu'il l'a fait, son statut passe de "non inscrit" à "inscrit". Pas encore commencé. Dès qu'ils commencent un cours, leur statut est changé en En cours.

Dans tous les cas, lorsque des utilisateurs ou des chefs de groupe sont ajoutés à des groupes, avec ou sans l'utilisation d'une clé d'inscription sur le frontalEn effet, un siège et une clé sont automatiquement attribués à chaque utilisateur et ce siège reste occupé quel que soit le statut de l'inscription et de l'achèvement du cours.

Par exemple, si votre administrateur crée un groupe de 15 sièges et vous désigne comme chef de groupe, un code d'inscription vous est attribué en arrière-plan et vous occupez 1 siège dans ce groupe. Lorsque vous vous connectez et que vous consultez votre groupe via la page de gestion des groupes, vous constatez que les sièges restants dans votre groupe sont désormais au nombre de 14. En tant qu'utilisateur existant, vous êtes déjà inscrit et avez obtenu un siège dans le groupe et votre statut est défini comme suit Pas encore commencé.

Veuillez examiner attentivement le tableau suivant qui décrit le statut de l'utilisateur et le statut des clés d'inscription.

Statut de membre du groupeDescriptionStatut de la clé de remboursement
Non inscritUn code d'inscription a été envoyé à l'adresse électronique spécifiée.Disponible sur
Pas encore commencéL'utilisateur s'est inscrit mais n'a pas encore commencé de cours.Disponible sur
En coursL'utilisateur a commencé au moins un cours du groupe.Utilisé
ComplétéL'utilisateur a terminé tous les cours assignés au groupe.Utilisé

Ajout de sièges et de cours supplémentaires à une licence de groupe existante

Les chefs de groupe peuvent voir Ajouter des sièges et Ajouter des cours sur la page Gestion des groupes. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer par siège.

Ajout de cours

Le bouton Ajouter des cours n'est disponible que si le groupe a été créé par le biais du processus de licence de groupe personnalisée. Il n'est pas disponible pour les licences préconfigurées ou pour les groupes créés manuellement par un administrateur. En cliquant sur Ajouter des cours ramène le chef de groupe à la Acheter des cours (voir Fig. 1 ci-dessus) pour sélectionner et acheter les cours à ajouter au groupe. Les responsables de groupe ne pourront pas supprimer ou resélectionner les cours qui figurent déjà dans la licence de groupe.

Ajouter des sièges

Le bouton Ajouter des sièges n'est disponible que si le groupe a été créé par le processus de licence de groupe personnalisée ou par l'achat d'une licence préconfigurée, sans abonnement. Il n'est pas disponible pour les groupes créés manuellement par The IRG (The IRG peut ajouter des sièges manuellement sur demande). En cliquant sur Ajouter des sièges ramène le responsable du groupe à la page du panier pour augmenter le nombre de sièges du groupe (voir la figure 4 ci-dessous). Dans le panier, le nombre de sièges sera le nombre actuel de sièges dans le groupe, plus un. Le responsable du groupe peut alors augmenter la quantité jusqu'au nombre total de sièges souhaité et cliquer sur Mettre à jour le panier. Le montant total dû est calculé à partir du coût des nouveaux sièges, d'une remise pour les sièges déjà achetés, plus toute remise de groupe applicable. Lorsque la commande est terminée, les sièges supplémentaires sont ajoutés au groupe.